Monitoring to bardzo przydatne rozwiązanie, które stosowane jest w wielu miejscach użyteczności publicznej, ale również na terenie prywatnych nieruchomości lub też firm.
Dzięki systemowi monitoringu można skutecznie podnieść poziom bezpieczeństwa na danym terenie, zdalnie kontrolować wszelkie procesy produkcyjne w firmie, zapobiegać wejściu na teren strzeżony osobom nieupoważnionym do tego i wiele więcej. Zasady stosowania monitoringu w miejscu pracy reguluje w znacznym stopniu Kodeks Pracy.
Jednak należy pamiętać o tym, że nagrany z kamer obraz, który zawiera wizerunek pracowników czy też innych osób, traktowany jest jako nośnik danych osobowych. W związku z tym podczas nagrywania obrazu z kamer dochodzi do przetwarzania danych osobowych, dlatego pracodawca powinien dostosować się również do wszelkich przepisów zawartych w RODO.
Przepisy RODO a monitoring w firmie
Po wejściu w życie przepisów RODO, podejście ludzi do danych osobowych zmieniło się w znacznym stopniu. Nie inaczej jest w przypadku stosowania monitoringu. Nagrania z kamer monitoringu mogą stać się nośnikami danych osobowych, jeśli na nagraniu widać osoby, które można za ich pomocą rozpoznać np. po wyglądzie, czy innych cechach charakterystycznych. To sprawia, że stosując monitoring w danym miejscu, trzeba dostosować się do istniejących norm prawnych, ale należy zwrócić również uwagę na przepisy RODO.
Jedną z najważniejszych zasad stosowania monitoringu, jest informowanie osób, które mogą przebywać w obrębie jego działania o tym fakcie. Przykładowo pracodawca montujący monitoring w swojej firmie powinien spełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO, czyli m.in. poinformować o działaniu monitoringu w danym miejscu i podać swoją nazwę, adres, obszar i cel monitoringu oraz okres przetwarzania danych.
Ma to szczególnie ważne znaczenie w przypadku dochodzenia roszczeń lub też wskazania ewentualnych odbiorców danych zawartych na nagraniach. Pracownicy muszą mieć świadomość, że teren, na którym się znajdują, jest objęty monitoringiem. Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy, pracodawca musi oznaczyć odpowiednia wszystkie pomieszczenia i obszary objęte monitoringiem w sposób widoczny i czytelny. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się różnego rodzaju tablice informacyjne, znaki lub też ogłoszenia dźwiękowe.
Co można nagrywać a czego nie?
Monitoring w firmie może być stosowany jedynie do nagrywania wizji. Rejestrowanie za jego pomocą dźwięku jest prawnie zabronione i traktowanie jako naruszenie prywatności osób znajdujących się na obszarze działania monitoringu. Dodatkowo nagrywanie dźwięku może doprowadzić do ujawnienia tajemnic prawnie chronionych. Nie stosowanie się do tej zasady może wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną, cywilną, ale także karną.
Prawo zabrania stosowania monitoringu w takich miejscach jak: łazienki, szatnie czy też pomieszczenia socjalne. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, w której stosowanie monitoringu w tego typu miejscach jest niezbędne do realizacji określonego celu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych osób znajdujących się na nagraniach.
W tym celu stosuje się różnego rodzaju technik uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Oprócz tego stosowanie monitoringu w takich miejscach wymaga także uzyskania zgody od zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników, jeśli w danej firmie taka organizacja nie działa.
Przechowywanie oraz udostępnianie nagrań z monitoringu firmowego
W sytuacji, gdy pracownik domaga się udostępnienia dotyczących go nagrać, pracodawca powinien wziąć pod uwagę to żądanie. Art. 15 ust. 1 RODO mówi, że administrator ma obowiązek udostępnić nagrania pracownikowi, jeśli one go dotyczą. W takiej sytuacji pracodawca powinien udostępnić pracownikowi informacje związanie z przetwarzaniem jego danych osobowych takie jak: cel przetwarzania danych, kategorię danych osobowych, dane dotyczące odbiorców, planowany okres przechowywania danych osobowych oraz inne informacje wskazane w tym przepisie.
Osoba, której dane dotyczą, uprawniona jest do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe, które jej dotyczą. W takiej sytuacji administrator dostarcza danej osobie kopię tych danych, czyli np. kopię nagrania z monitoringu. Bardzo ważne jest, aby pracodawca planujący montaż monitoringu w swojej firmie zapoznał się dokładnie z przepisami i zasadami zawartymi w Kodeksie Pracy oraz RODO. Pionierami w tej dziedzinie są profesjonaliści tworzący zespół BSS24, którego specjalizacją jest zapewnienie ochrony w najlepszy możliwy sposób.
